Registreringen öppnar och frukostmingel

Konferensen inleds och presenteras av dagens moderator

Niclas Söderlund, Chefsredaktör, Upphandling24

Järfälla kommun – Bäst rankade kring uppföljning i upphandlingsindex 2015

Järfälla Kommun är den kommun i Stockholm län som fick högst betyg i LO:s upphandlingsindex 2015. Kommunen utmärker sig vad avser kontroll och uppföljning av kontrakt. Hur särskiljer sig kommunen och vilket är det systematiska arbetet som bedrivs i kommunen. Upphandlingschef Kerstin Svensson talar om Järfällas resa med uppföljning och kontroll av upphandlade kontrakt.

Kerstin Svensson, Upphandlingschef, Järfälla kommun

Stockholms stads modell för uppföljning av IT-avtal

I en allt mer komplex IT-miljö med flera outsourcade avtal blir samverkan mellan leverantörer allt viktigare för att uppnå uppsatta mål. Dokumenterade system för uppföljning och enhetlighet blir därmed avgörande för att få leverantörer att kunna leverera upphandlade produkter och IT-tjänster.

Stockholms stad har, för att effektivisera sitt arbete, tagit fram en egen modell för uppföljning och samverkan av IT-avtalen inom staden. Syftet med modellen är att leverantörer ska kunna samverka och lösa incidenter utan inblandning från medarbetare från staden. Emma Wahlin redogör för upplägget och vilka fördela som finns med tillämpad modell.

Emma Wahlin, tf enhetschef, Avdelningen för digital utveckling, enhet utredning och avtal, Stockholms stad

Konsekvenserna av bristande uppföljning – ur juridiskt och affärsmässigt perspektiv

Avtalsuppföljning fyller en strategiskt helt avgörande funktion, men är likväl en ofta förbisedd del av den offentliga upphandlingen, både ur ett juridiskt och ett affärsmässigt perspektiv.

Med utgångspunkt i regelverket kommer vi att gå igenom varför avtalsuppföljning är så viktigt, och behandla bl.a. följande frågor:
– Skyldigheten att ställa uppföljningsbara krav – hur ska kraven formuleras för att vara förenliga med LOU?
– Konsekvenser av bristande uppföljning – hur skapar detta en risk för avtalets ogiltighet?
– Konsekvenser av effektiv uppföljning – hur bidrar det i nästkommande upphandlingar?

Mikael Engström, Advokat, Head of Public Procurement, Cederquist 
Peter Riiga, biträdande jurist, Cederquist

 Kaffepaus och tillfälle för mingel

Uppföljning före och efter en upphandling

En rådande missuppfattning är att uppföljningen börjar först efter avtalstecknande. För att uppnå en god affär krävs att en inköpsorganisation har kunskap om marknaden, hur köpmönster och inköpsvolymer är fördelade och vilket behov verksamheten har. En affärsstrategisk analys inför en upphandling måste innehålla moment av uppföljning och utvärdering av tidigare avtal. Lars Bäcklund delar med sig av sin erfarenhet kring metoder för uppföljning och hur en organisation kan optimera sina inköp genom bra uppföljning.

Lars Bäcklund, Inköpschef Logistik, Scania

Open sessions – förmiddagspasset

Här kommer du att kunna välja att fördjupa dig i det ämne som intresserar dig mest. Du kommer att kunna gå på två av de fem seminarier som presenteras nedan – ett på förmiddagen och ett på eftermiddagen.

Ändringar under avtalstiden

Hur kan affären fortsätta att utvecklas under avtalsperioden? Vilket utrymme finns det att anpassa/justera avtalet över tid? Vi går igenom vad man får och inte får göra enligt LOU/LUF.

Mikael Engström, Advokat, Head of Public Procurement, och Peter Riiga, biträdande jurist, Advokatfirman Cederquist

Vad innebär det att medverka i uppföljningssystemet?

Att medverka i SKL-Kommentus uppföljningssystem innebär att myndigheter erbjuds att ingå i ett system för koordinering och uppföljning av sociala krav. Vi hjälper till att följa upp de sociala krav som ingår i din upphandling, vilket är en förutsättning för att kunna upprätthålla principen om likabehandling. Vi berättar om systemet och nämner exempel på revisoner som vi gjort genom åren.

Annelie Dufva, Upphandlingschef, SKL Kommentus Inköpscentral AB

Kan hållbarhetskrav gynna små och medelstora företag?

Hållbarhetskriterier i offentlig upphandling, hur kan de bidra till att nå ökad hållbarhet? Kan lokalproduktion vara ett krav i offentlig upphandling? Hur kan hållbarhetskriterier användas och vilka är konsekvenserna för små och medelstora företag? Monica exemplifierar möjliga hållbarhetskriterium inom några inköpsområden och tipsar om hur du bäst kan använda dig av Upphandlingsmyndighetens kriterie-wizard (miljökrav och sociala krav) i just din upphandling.

Monica Sihlén, Upphandlingsstöd, Upphandlingsmyndigheten

Hävningspåföljden – när kan man använda den och vad är riskerna?

Ibland kan det finnas anledning att häva ett avtal. Leverantören missköter sina leveranser, är i obestånd eller om något kontraktsbrott föreligger. Det är viktigt att upphandlande myndigheter och enheter agerar i enlighet med ingånget avtal inför beslutet om hävningen. Hur går det till att häva ett avtal och vad är konsekvensen av felaktig hävning. Eric berättar även om tvisten som medförde ett miljonskadestånd för skånska kommunerna som hävde ett avtal på ett felaktigt sätt.

Eric Johnson, Advokat, Advokatfirman Cederquist

Du kan ställa krav på standarder i LoU-upphandlingar, men vågar du?

Vi reder ut relationen mellan möjligheten att ställa krav på standarder och vad Lagen om offentlig upphandling säger och tillåter.

Erik Eklund, Director, Business & International Relations, Swedish Standards Institute (SIS)

Lunch och tillfälle för mingel

Uppföljning i praktiken – hur går den till?

Att effektivt följa upp över 800 ramavtalsleverantörer kräver både planering, struktur och bra processer. Annelie Dufva Upphandlingschef på SKL Kommentus Inköpscentral berättar om processen och delar med sig av sin mångåriga erfarenhet av strategisk avtalsuppföljning.

Annelie Dufva, Upphandlingschef, SKL Kommentus Inköpscentral AB

Motverka okunskap kring hållbarhetsarbete

Hållbarhetsexperten och Head of CSR Compliance på advokatfirman Vinge Parul Sharma, har mångårig erfarenhet av hållbarhetsarbete i leverantörskedjan. Hon belyser vilka konsekvenser avsaknaden av verktyg medför och hur en revison går till i praktiken. Det är inte längre tillräckligt att släcka enstaka bränder när en kris uppstår. Istället måste upphandlande myndigheter och enheter arbeta med hållbarhetsuppföljning, kunskapsspridning, långsiktiga samarbetet med leverantörer och med ledningssystem i botten.

Parul Sharma, Head of CSR Compliance, Advokatfirman Vinge

Paus

Open sessions – eftermiddagspasset

Här kommer du att kunna välja att fördjupa dig i det ämne som intresserar dig mest. Du kommer att kunna gå på två av de fem seminarier som presenteras nedan – ett på förmiddagen och ett på eftermiddagen.

Ändringar under avtalstiden

Hur kan affären fortsätta att utvecklas under avtalsperioden? Vilket utrymme finns det att anpassa/justera avtalet över tid? Vi går igenom vad man får och inte får göra enligt LOU/LUF.

Mikael Engström, Advokat, Head of Public Procurement, och Peter Riiga, biträdande jurist, Advokatfirman Cederquist

Vad innebär det att medverka i uppföljningssystemet?

Att medverka i SKL-Kommentus uppföljningssystem innebär att myndigheter erbjuds att ingå i ett system för koordinering och uppföljning av sociala krav. Vi hjälper till att följa upp de sociala krav som ingår i din upphandling, vilket är en förutsättning för att kunna upprätthålla principen om likabehandling. Vi berättar om systemet och nämner exempel på revisoner som vi gjort genom åren.

Annelie Dufva, Upphandlingschef, SKL Kommentus Inköpscentral AB

Kan hållbarhetskrav gynna små och medelstora företag?

Hållbarhetskriterier i offentlig upphandling, hur kan de bidra till att nå ökad hållbarhet? Kan lokalproduktion vara ett krav i offentlig upphandling? Hur kan hållbarhetskriterier användas och vilka är konsekvenserna för små och medelstora företag? Monica exemplifierar möjliga hållbarhetskriterium inom några inköpsområden och tipsar om hur du bäst kan använda dig av Upphandlingsmyndighetens kriterie-wizard (miljökrav och sociala krav) i just din upphandling.

Monica Sihlén, Upphandlingsstöd, Upphandlingsmyndigheten

Hävningspåföljden – när kan man använda den och vad är riskerna?

Ibland kan det finnas anledning att häva ett avtal. Leverantören missköter sina leveranser, är i obestånd eller om något kontraktsbrott föreligger. Det är viktigt att upphandlande myndigheter och enheter agerar i enlighet med ingånget avtal inför beslutet om hävningen. Hur går det till att häva ett avtal och vad är konsekvensen av felaktig hävning. Eric berättar även om tvisten som medförde ett miljonskadestånd för skånska kommunerna som hävde ett avtal på ett felaktigt sätt.

Eric Johnson, Advokat, Advokatfirman Cederquist

Du kan ställa krav på standarder i LoU-upphandlingar, men vågar du?

Vi reder ut relationen mellan möjligheten att ställa krav på standarder och vad Lagen om offentlig upphandling säger och tillåter.

Erik Eklund, Director, Business & International Relations, Swedish Standards Institute (SIS)

Paus och tillfälle för mingel

Följ upp dina avtal med effektiva metoder

I arbetet med att uppnå den goda affären utgör avtalsförvaltningen en central del. En aktiv avtalsförvaltning möjliggör avtalets fulla potential och bidrar till kvalitets- och verksamhetsutveckling. Avtalsförvaltning innebär förutom avtalsuppföljning intern administration samt att styra organisationens köp till leverantören.

Upphandlingsmyndighetens kommande vägledning om avtalsförvaltning handlar om metoder för hur man strukturerar uppföljningen av upphandlade avtal. Hur sätter man upp en struktur för avtalsuppföljning i sin organisation? Hur påverkar innehållet i avtalet vilken slags uppföljning som krävs? Hur kan man arbeta med intern styrning för att effektivisera interna processer och nå besparingar? Dessa är några av frågorna som kommer att besvaras i detta föredrag.

Nassira El Kadaoui, Enheten för inköpsanalys, avtalsförvaltning och utredning, Upphandlingsmyndigheten

Effektiv upphandling med hjälp av standarder

Hur kan standarder bidra till att en upphandling blir mer effektiv för både den upphandlade organisationen och leverantörer? Vilka effekter kan uppnås och vilka fallgropar måste man ta hänsyn till? Är standarder ett hinder? Hur gör du för att påverka för att skapa ett ännu mer effektivt verktyg för dina upphandlingar? Erik Eklund reder ut frågetecknen.

Erik Eklund, Director, Business & International Relations, Swedish Standards Institute (SIS)

Mingel